Компания-организатор конкурса, заинтересованная в привлечении дополнительных поставщиков к участию в конкурсе, может предоставить поставщикам льготный доступ для работы в системе Tender.Pro. Это позволяет увеличить количество участников конкурса, тем самым повысив конкуренцию.
Приглашение к льготному участию в конкурсе возможно как для компаний, зарегистрированных в системе Tender.Pro (в том числе работающих на бесплатных тарифах), так и для компаний, еще не зарегистрированных в системе. Приглашение участников возможно на стадиях конкурса «на формировании», «открыт».
Для конкурсов закрытого типа и для последующих этапов, если при активации отсутствует приглашение хотя бы одному участнику, то система предупредит об этом:
Для приглашения компаний на вкладке конкурса «Общая информация» перейдите по ссылке, указывающей на количество приглашенных и ожидающих рассылки компаний:
Отобразится страница "Список компаний, получивших приглашения к тендеру" с формой приглашения к участию в конкурсе.
Приглашение зарегистрированной компании
Для приглашения к участию компании, зарегистрированной в системе Tender.Pro, на стадии конкурса "открыт", на странице "Список компаний, получивших приглашения к тендеру" установите переключатель в соответствующую позицию → «Добавить»:
Зарегистрированные на ТендерПро компании можно найти по по названию, по ИНН, или по id:
для поиска по названию в появившейся поисковой строке введите полное или частичное название компании → Найти:
для поиска по ИНН в появившейся поисковой строке введите ИНН компании → Найти:
С помощью маркеров выберите в появившемся списке компании, которые Вы хотите пригласить к участию → при необходимости проставьте льготы (галочки в поле "Предоставить льготу?").
В поле "Дополнительный email" можно внести дополнительные эл.адреса сотрудников, на которые также уйдут приглашения.
В поле "Получатель ФИО" - ФИО сотрудника, на чей e-mail будет отправлено письмо.
Нажмите кнопку "Пригласить" (справа).
Кода все компании добавлены, вернитесь на главную форму управления конкурсом, нажав на ссылку «Вернуться в тендер» (слева вверху).
Приглашение незарегистрированной компании
Для приглашения к участию компании, незарегистрированной в системе Tender.Pro, в форме приглашения установите переключатель в соответствующую позицию, в появившейся форме заполните обязательные поля со "*":
Название компании - укажите название приглашаемой компании.
Промокод - Информационное поле. В данном поле отображается специальный код, указание которого при регистрации компании в системе Tender.Pro позволяет бесплатно принять участие в данном конкурсе.
ФИО - укажите фамилию, имя, отчество сотрудника приглашаемой компании, на имя которого будет отправлено письмо-приглашение к участию.
Телефон - внесите телефон приглашаемой компании. Поле не обязательно для заполнения, но позволит сотруднику ЭТП, сопровождающему конкурс, оперативно связаться с компанией по телефону и привлечь к регистрации и участию в конкурсе.
E-mail - укажите адрес электронной почты, на который будет выслано письмо-приглашение к участию в конкурсе.
Нажмите «Добавить». На указанный адрес электронной почты будет отправлено письмо-приглашение на участие в конкурсе и название компании отобразится в списке приглашенных к участию в конкурсе.
Незарегистрированные компании должны самостоятельно пройти регистрацию в системе Tender.Pro.
Для возврата на вкладку конкурса "Общая информация" нажмите «Вернуться в тендер».
См. Приглашения компаний во второй и следующий этап
Приглашение компаний списком из хls-файла
Компания-организатор может приглашать поставщиков для участия в конкурсах списком с помощью загрузки из xls-файла.
Данная функция дает возможность сформировать файл с перечнем своих постоянных поставщиков и приглашать их списком, без необходимости поштучных приглашений вручную. Создайте файл формата "xls" (Microsoft Office Excel 97-2003, для более поздних версий, создается и заполняется файл xlsx, а после заполнения сохраняется "Файл - Сохранить как - книга Excel 97-2003").
В файле заполните основные сведения о компаниях. Ограничение на количество записей в одном файле - не более 200 строк.
Для успешной загрузки структура файла должна совпадать с 
шаблоном
Поля обязательные к заполнению (помечены в шаблоне соответствующими подсказками):
- столбец A — наименование компании. Внимание: название компании должно быть больше трёх знаков (например, вместо МАЙ внесите "МАЙ" или компания МАЙ)
- столбец C — ФИО (или название отдела)
- столбец D — e-mail. Внимание: не вносите пробелы до или после эл.адреса, система воспримет это как ошибку. Несколько эл.адресов вносите через «,».
Приглашение к участию в конкурсе через файл возможно как для компаний, зарегистрированных в системе Tender.Pro (в том числе работающих на бесплатных тарифах), так и для компаний, еще не зарегистрированных в системе.
Приглашение участников из файла возможно на стадии конкурса «открыт».
Для приглашения поставщиков списком из xls-файла, в форме приглашения установите переключатель в соответствующую позицию:
В появившемся окне, нажмите "Обзор" и выберите файл со списком компаний на своём компьютере.
Количество строк в файле не должно превышать 200, если оно превышено, система предупредит, в данном случае необходимо отредактировать файл и снова загрузить его.
Когда файл загружен, система проанализирует его и выдаст список компаний:
- зарегистрированные компании, при этом совпадение может быть по любому признаку (названию, id и ИНН...):
- дубликат компании - ранее в списке данная компания уже указывалась:
- незарегистрированные компании:
- при ошибочном заполнении файла, система в столбце "Статус" сообщит в каких полях какие символы убрать для корректной загрузки файла:
При нахождении зарегистрированной компании можно указать дополнительный адреса эл.почты (в столбце «Доп.e-мейл»), на которые система отправит приглашения к конкурсу:
В столбце "Выбор" проставьте галочки напротив компаний, которые необходимо пригласить в тендер,
В столбце "Льгота", проставьте отметку о льготе, при ее наличии, новым компаниям промокод присваивается автоматически.
Столбцы "Выбор" и "Льгота" можно заполнить как вручную, так и выбрать все/отменить выбор всех, двойным кликом на заголовок.
После выбора компаний кликните "Послать приглашение" — слева внизу.
На указанные адреса электронной почты будут отправлены письма-приглашения на участие в конкурсе.
Для возврата в форму управления конкурсом кликните по ссылке «Вернуться на основную страницу приглашений»:
Названия компаний, приглашенных к участию в тендере отобразятся в соответствующем списке.
Обратите внимание, что незарегистрированные компании должны будут самостоятельно пройти процедуру регистрации в системе Tender.Pro:
На странице "Список компаний, получивших приглашения к тендеру" организатор может фильтровать и сортировать приглашенные компании в столбцах: id, название компании, ФИО, e-mail. Это удобно, если приглашено большое количество компаний:
Повторная рассылка приглашений
В системе Tender.Pro можно повторно пригласить компании к участию в конкурсе.
Повторно отправить приглашения организатор может не чаще, чем один раз в сутки и не более трех раз за все время проведения конкурса.
Если конкурс был скопирован, приглашаемые ранее компании ожидают подтверждения рассылки (или удаления из списка приглашенных):
Чтобы подтвердить рассылку отметьте нужную компанию → Произвести рассылку:
Приглашение на стадии формирования конкурса
По умолчанию при приглашении организатором участников на стадии формирования, приглашения отправляются системой только после активации конкурса.
В конкурсе на стадии формирования перейдите на страницу "Список компаний-участников для приглашения в конкурс" → сформируйте список компаний для приглашения как описано выше → Пригласить. Список получателей приглашений в системе сформируется, но сами приглашения системой пока не отправятся.
При этом система сообщит: "Сформирован список компаний для отправки приглашений после активации конкурса!":
При возврате на страницу "Список компаний, получивших приглашения к тендеру" в столбце "Повторная рассылка" система сообщит "Приглашение будет отправлено после активации".
После активации конкурса (при нажатии кнопки "Активировать") системой автоматически отправятся приглашения компаниям из сформированного списка и этим адресатам не уйдут письма об открытии конкурса.
После активации конкурса на странице "Список компаний, получивших приглашения к тендеру" счетчик приглашений автоматически учитывает, что первое приглашение уже ушло и срабатывает ограничение по времени для повторных приглашений:
Через сутки появляется очередная возможность повторить рассылку. В течении текущих суток в поле «Повторная рассылка» будет сообщение «Ограничение по времени» вместо кнопки "Повторить":
Когда в поле «Количество высланных приглашений Макс=3» будет стоять цифра «3», произвести рассылку больше не удастся. Система сообщит:
Данный счетчик учитывает только приглашения управляющего и других сотрудников данной компании или холдинга, который имеют доступ к приглашению компаний. Приглашения отдела маркетинга системы Tender.Pro в него не включаются.
Если у компании в Управлении конкурсами включен "Запрет активации конкурса без приглашений к участию", то регистрация хотя бы одного приглашения позволит активировать конкурс.
Для того, чтобы приглашения отправлялись потенциальным участникам на стадии формирования конкурса, а после активации конкурса им ушла и авторассылка об открытии конкурса, обратитесь, пожалуйста, в поддержку ТендерПро.
