Cистема управления договорами (СУД) необходима для автоматизации действий, которые проводят службы снабжения компаний после проведения конкурсов.

На основании конкурсов, в которых были выбраны победители, зарегистрированные на ЭТП ТендерПро, можно создать договор и заказы.

1. Настройка для создания договоров

Для создания договора предварительно включите соответствующую опцию в личном кабинете. Для этого в меню личного кабинета перейдите по пути: Настройки → Управление конкурсами → Опции для работы с договорами → Возможность создавать договора на основе конкурса → поставьте чекбокс (галочку) → Сохранить:

По умолчанию настройка выключена у всех компаний.

2. Создание договора

На основании конкурса договор может быть создан при соблюдении следующих условий:

  • конкурс закрыт и определены победители;
  • победители зарегистрированы на ЭТП ТендерПро.

Если победители конкурса были определены списком, договор создать нельзя.

Перейти на страницу создания договора можно двумя путями:

  • непосредственно со страницы конкурса;
  • из системы управления договорами (далее СУД) → меню Договоры.

Обратите внимание, что данный договор является техническим и используется только внутри ЭТП Тендер Про. После его формирования для подготовки юридически значимого документа перейдите к пункту 5 «Создание документа по договору»: загрузки в систему файла расширения .docx с полями для подстановки указанных в техническом договоре данных.

2.1. Создание договора со страницы конкурса

Для создания договора на странице конкурса на вкладке Победитель перейдите по ссылке "Создать договор":

Договор сформируется автоматически, в него из конкурса перенесутся данные о победителе и информация о товарных позициях.
Для дальнейшей работы с ним кликните по ссылке "Уже созданные договоры":



2.2. Создание договора из подраздела «Договоры» в личном кабинете

В меню личного кабинета выберите подраздел «Мои договоры» для перехода в СУД:

Попав в интерфейс СУД, нажмите кнопку «Создать договор»:

Заполните появившуюся форму создания договора:

  • в поле «Тип процедуры» выберите «Базовый договор» (или «По умолчанию»);
  • в поле «Конструктор процедур» кликните «Добавить» → в строке поиска укажите id конкурса, на основании которого создаете договор (например, 359658) и выберите нужный из выпадающего списка:

  • если в качестве основания выступает процедура более чем с одним победителем, то укажите контрагента по данному договору по такому же алгоритму, как и в предыдущем случае:

  • нажмите Создать:

В форме договора заполните основную информацию и опубликуйте договор.
См.подробнее Система управления договорами (СУД).

2.3. Поиск договоров

Договор можно найти по наименованию и его части. Для этого перейдите в раздел «Договоры» → в нижней поисковой строке введите требуемое слово → нажмите на лупу (справа) или Enter:

3. Создание заказов

Заказы создаются как на основе договора, находящегося в статусе «Активен», так и без него. Кроме того, для первого случая доступно массовое создание заказов на базе дополнительных полей.

3.1. Права пользователей при создании заказов

Пользователи СУД могут создавать и утверждать заказы. Создание заключается в открытии нового заказа, т.е. «черновика» (стадия «Формирование») и публикации, после которой в случае необходимости заказ может быть возвращен на формирование для корректировки информации. Утверждение предполагает проверку всех данных и их принятие в качестве окончательных.
Это разные права пользователей, и они могут быть разграничены или совмещены. В СУД возможные варианты выглядят следующим образом:

Доступ к настройке прав сотрудников имеет администратор регистрационной записи компании. Для настройки в СУД перейдите в раздел «Сотрудники»:

Кликните по фамилии сотрудника, чьи права доступа требуется настроить → заполните поля → «Сохранить»:

Если требуется, в поле «Лимит» внесите цифровое значение ограничения суммы всех заказов для данного сотрудника за установленный период (выбирается в поле «Период лимита»).
Администратор регистрационной записи может изменить свои права доступа только путем обращения в клиентский отдел ТендерПро с соответствующим запросом.

3.2. Создание заказов

В СУД создание заказа возможно прямо из активного договора. Войдите в договор → вкладка «Заказы» → «Создать заказ»:

Заполните появившуюся форму создания заказа (в поле «Тип процедуры» выберите «Базовый заказ» либо «По умолчанию») → нажмите «Создать»:

В формируемый заказ автоматически перенеслись все необходимые данные из договора: информация о договоре, контрагенте и товарных позициях:

  • внесите Наименование заказа;
  • при наличии поля «Комбинат-заказчик» и в случае необходимости выберите нужную дочернюю компанию из выпадающего списка;
  • в поле «Желаемая дата поставки» выберите в календаре дату поставки. Организатор может менять срок поставки заказа на любом этапе до подтверждения заказа контрагентом.

Перейдите на вкладку Товары:

  • если заказ создаётся на основании договора, который был, в свою очередь, создан на основании закрытого с победителями конкурса, а также при массовой загрузке, адрес поставки может быть выбран из выпадающего списка;
  • укажите необходимое количество товаров:

После того как заказ готов, нажмите «Опубликовать», уточните данные и нажмите «Вернуть на формирование» для внесения корректировок либо «Утвердить». Утвержденный заказ становится доступен контрагенту и может быть исполнен.

Стоимость заказа определяется системой автоматически в зависимости от количества товаров и их стоимости.

Если заказ создан на основании конкурса и договора, то ставка НДС переносится автоматически и изменить ее невозможно.

На вкладке «Отчётность» заказ можно сохранить в виде файла выбранного формата:

См.подробнее Система управления договорами (СУД).

results matching ""

    No results matching ""