Tender.Pro предлагает своим пользователям автоматизированную систему согласования итогов конкурса - визирование протокола.

Использование системы визирования в конкурсных процедурах обеспечивает:

  • контроль целостности подписанного документа;
  • контроль доступа к подписанию протокола (подписать документ может тот пользователь, который имеет на это право);
  • минимизацию числа конфликтных ситуаций, возникающих при некорректном выборе победителя конкурса.

Визирование выполняется по сценарию согласования, который регламентирует процесс: кто и когда подписывает протокол.
Компании в системе Tender.Pro имеют возможность самостоятельно формировать сценарии, согласно установленным на предприятиях условиям документооборота.

Сценарии согласования формируются администратором регистрационной записи.

Создание сценария согласования конкурса

Авторизуйтесь в системе: на главной странице в форме авторизации укажите логин, пароль → Войти.

В личном кабинете пользователя выберите Документы → Сценарии согласования:

На странице сценариев согласования нажмите Добавить сценарий:

Внесите название сценария и, если нужно, оставьте к нему комментарий. Чтобы задать порядок согласования протокола, добавьте стадии, нажав на соответствующую кнопку:

В открывшемся окне заполните поля:

  • внесите название стадии сценария;
  • задайте время, которое следует отвести на согласование (варианты: бессрочно; 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12 часов; 1, 2, 3, 5, 7, 15, 30 дней)
  • если нужно, оставьте комментарий;
  • нажмите «Добавить»:

После сохранения данных новой стадии откройте ее полнотекст для дальнейшего редактирования, нажав на кнопку или на название добавленной стадии:

Согласно установленному на Вашем предприятии порядку документооборота составьте список сотрудников, уполномоченных визировать документ на текущей стадии согласования. Для этого нажмите «Добавить согласовывающего»:

На каждой стадии согласования в список визирующих включаются:

  • Основное подписывающее лицо (обязательно). Для добавления такого согласовывающего в строке сотрудника поставьте флажок с помощью круглой кнопки - ФИО выбранного сотрудника тут же отобразиться под таблицей в поле «Основное подписывающее лицо».
  • Альтернативное согласовывающее лицо (необязательно) в качестве заместителя основного лица. Для добавления альтернативного лица в строке сотрудника поставьте флажок с помощью квадратной кнопки, после чего ФИО отмеченного сотрудника тут же отобразится под таблицей в поле «Заместители». У одного основного подписывающего лица может быть несколько альтернативных (заместителей).

Добавьте комментарий и сохраните изменения.

Если список согласовывающих стадии требует дополнения, повторите процедуру.
Для редактирования списка нажмите на кнопку , для удаления - на .
Сохраните созданную стадию, нажав на соответствующую кнопку.

Если требуется, повторите процедуру добавления стадии сценария согласования.
Нажмите «Готово», если Вы завершили формирование сценария. Новый сценарий согласования протоколов конкурсов для Вашей компании - добавлен.

Действия организатора конкурса

На стадии конкурса «Формирование» выберите сценарий согласования из соотетствующего списка Вашей компании:

После перевода конкурса на стадию «Согласование» ознакомьтесь с документами о ходе, результатах проведения конкурса и выберите победителя:

Если Вы окончательно определились с выбором победителя конкурса, подтвердите начало визирования протокола конкурса, нажав «Начать согласование»:

нажмите Запустить:

Будьте внимательны, с момента начала согласования поле «Победитель» станет нередактируемым.

Процесс визирования протокола Вашими коллегами будет проходить по сценарию согласования, который Вы выбрали при формировании конкурса.

Документ может быть одобрен и подписан всеми уполномоченными лицами или возвращен на доработку (например, с требованием перевыбрать победителя).

Если протокол возвращен на доработку, конкурс отправляется обратно на подстадию определения победителя, при этом разрешены все действия, характерные для этой стадии, в том числе смена победителя.

Перейдя по ссылке «Подписывается», можно увидеть процесс визирования:

По ссылке «История согласования» в окне визирования можно просмотреть журнал операций с протоколом:

Протокол конкурса согласован - конкурс можно перевести на стадию «Завершен». После подписания документ получает соответствующий статус и хранится в разделе кабинета Документы → Список документов (блок «Подписаны»). В этом же разделе фиксируется информация о документах, которые пока находятся в процессе визирования (Блок «Согласование»).

Действия согласовывающего

Откройте список конкурсов вашей компании, находящихся на стадии «Согласование»:

Выберите из списка интересующий Вас конкурс для визирования.
Перейдите на вкладку конкурса «Определение победителя» и ознакомьтесь с протоколом. Нажмите «Подписать»:

Ссылка «Подписать» доступна пользователю, если он имеет право подписи и пришла его очередь подписывать.

В открывшемся окне визирования документа:

  • если Вы согласны с протоколом - прокомментируйте (по необходимости) свое мнение в соответствующем поле → нажмите «Визировать»;
  • если протокол Вас не устраивает, оставьте комментарий и нажмите «Вернуть» (документ будет отправлен на доработку управляющему конкурсом).

results matching ""

    No results matching ""